デスクをきれいにしているつもりでも整理整頓がうまくできていないのか、すぐにデスク周りが散らかってしまうお悩みはありませんか？どのように整理整頓をしたらデスク周りがきれいになるのか知りたいと、お困りの方も多いでしょう

そこで本記事では、誰でもできる整理整頓術について、詳しく解説していきます。デスク周りの整理が苦手であれば、ぜひ参考にしてください。

デスク周りが散らかる原因

デスク周りをきれいにしてもすぐに散らかってしまう場合があります。デスク周りが散らかる主な原因は、下記のとおりです。

ひとつずつ見ていきましょう。

関係ないものを置いている

デスク周りが散らかる原因として、関係ないものをデスクに置いてしまうことが考えられます。自分の好きなぬいぐるみを置き、いろんなお菓子を常備していると、デスクは散らかった状態のままでしょう。

整理をする習慣がなく、何でもデスクに置いてしまうと、デスクが散らかってしまいます。文房具・業務用のノートなど、仕事と関係のあるもの以外は置かないルールを決めてしまうとよいです。

仕事とは関係のないものをデスクに置いてしまうと、デスク周りは片付かず、散らかったままになってしまうでしょう。

ものの収納場所を決めずにいる

ものの収納場所を決めていないと、どうしても散らかってしまいます。収納場所が決まっていなければ、どこに何を置いているのか忘れてしまい、探すのに時間がかかり、仕事の生産性が下がります。

整理整頓を頑張ってしたとしても、ものの収納場所を決めていなければ、すぐに散らかるでしょう。デスクが散らからないようにするには、ものの収納場所を決めて必要なものを探す時間をなくしていきましょう。

不要なものを処分せずに放置している

不要なものを処分せずに放置していると、デスク周りが散らかってしまいます。たとえば、すでに処理済みの書類と未処理の書類が混ざってしまうと、仕事がしにくいだけでなく、ミスにつながるでしょう。

仕事をしやすくするためにも不要なものを処分して、デスク周りをきれいにしましょう。デスク周りをきれいにしていくと、快適に仕事ができて生産性が向上します。

使えなくなった備品や、必要がなくなった書類があれば、いつまでも取っておくのはやめて、すぐに捨てるようにしましょう。

デスク周りを整理整頓するメリット

デスク周りを整理整頓すると、下記のメリットがあります。

ひとつずつ見ていきましょう。

仕事に集中しやすくなる

デスク周りが整理されていると、仕事に集中しやすくなるメリットがあります。仕事とは関係ないものがデスクに置いてあれば、それだけで気が散ってしまうでしょう。

たとえば、スマートフォンがデスクにあると通知が気になり、仕事に集中できない場合があります。業務用の資料やノートなど業務と関係のあるものだけをデスクに置くと、取り掛かっている仕事に集中できてよいです。

整理整頓を行い、デスクの周りをきれいな状態に保つことで、快適に仕事ができて業務効率が上がるでしょう。

必要なものを見つけやすくなる

デスク周りを整理整頓すると、必要なものを見つけやすくなります。デスク周りが散らかっていると、どこに大事な資料、領収書や備品があるのか、把握するのが難しいです。

あらかじめものの定位置が決まっていれば、探す時間を短縮できて、必要なものをすぐに取り出せます。

必要なものをすぐに見つけられないと、仕事の生産性が下がり、企業としても損失につながってしまいます。無駄な時間を削減するためにもデスク周りをきれいにして、必要なものを見つけやすくしておきましょう。

資料や書類の紛失リスクを防げる

デスク周りがきれいになっていれば、資料や書類の紛失リスクを防げます。大事な資料や書類を紛失してしまうと、書類の再作成の手間がかかるだけでなく、外部に情報が漏れてしまう可能性が考えられます。

書類の紛失によるトラブルを起こさないためにも、デスクをきれいな状態に保つ必要があるでしょう。資料や書類を探す時間を減らすために、どこに何の書類があるのか把握しておくとよいです。

整理整頓が苦手な方になかには「自分はどこに何があるか把握しているので、片付けなくてもよい」とおっしゃる方がいます。しかしたいていの場合は、もののありかの説明ができないなど、置き場所のルールが定まっていないことが多いのです。

大事な書類はキャビネットにしまっておくなど、あらかじめルールを決めておけば、紛失のリスクを防げるでしょう。

整理力が向上する

デスク周りを整理整頓すると、仕事の整理力が向上します。デスク周りの不要なものを捨てて、きれいな状態にしていくと、今まで以上に快適に仕事をするために、何かできることはないかと考えるでしょう。

整理整頓の習慣が身に付けば、タスク管理・仕事の優先順位を考えて仕事ができるようになります。どこに書類や文房具を置けば仕事がしやすいか考える機会が増え、仕事の整理力を向上させられるでしょう。

デスク周りの整理整頓術

デスク周りの整理整頓術では、下記の内容を紹介します。

ひとつずつ見ていきましょう。

ジャンル別にファイリングする

デスク周りの整理整頓術として、ジャンル別にファイリングするとよいです。たとえば、事務の仕事をしていると、請求書・納品書・注文書などの書類があります。請求書は請求書の綴じ、納品書は納品書の綴じというように、書類の種類に応じて分けることができます。

ただし、ジャンル別に整理する場合でも、それぞれの書類に日付や担当者などの情報を入れておくと、後日見つけやすくなるでしょう。

ファイリングは「作成→活用→保管→廃棄」という一連の流れの「保管」に該当するため、活用頻度や保管期間などを考慮しつつ、適切な方法で整理をしましょう。

使用する書類はデスクの上に出す

使用する書類をデスクの上に出しておくと、どこに書類をしまったのか考えずに仕事を進められますので、作業効率が上がります。

仕事を進めていくなかで「使用する書類」と「使用しない書類」が混ざってしまっていると作業がしづらくなります。いま使用しない書類は、デスクの上には出さないようにして、書類を探す手間をなくしていきましょう。

使用する機会がなくなった書類をいつまでも取っておくと、デスク周りの整理整頓ができないので、捨てるようにするとよいです。仕事の効率を高めるために、使用する書類だけをデスクの上に出しましょう。

1段目の引き出しに文房具を入れる

デスク周りの整理整頓術として、1段目の引き出しに文房具を入れましょう。シャーペン・消しゴムなど、使用頻度の高いものを引き出しの手前に収納するのがおすすめです。使用頻度の低い文具があれば、奥の方にしまっておくようにしましょう。

また、引き出し用の仕切りを購入して、ホッチキスやハサミを入れる定位置を決めて収納する方法もあります。もし、使っていないノートや使用済みのボールペンが入っていたら、引き出しの中をきれいにするために、迷わずに捨てるようにしましょう。

2段目の引き出しに不定期物を入れる

2段目の引き出しには不定期物を入れて、デスクの整理整頓を行いましょう。たいていのデスクの収納は、1段目の引き出しより、2段目の引き出しの方が多くのものが入ります。

オフィスで仕事をしているならば、ティッシュ・お菓子・ひざ掛けなどの私物を入れておくとよいでしょう。100円ショップで購入できるトレーを活用して、引き出しを開けたとき、どこに何があるのかわかりやすくしておくようにしましょう。

3段目の引き出しに書類を入れる

オフィスデスクの3段目の引き出しには、仕事に関係する書類を収納するようにしましょう。A4サイズのファイルや書類を横向きで収納できますので、使用頻度の高い書類から手前に並べていくと仕事がしやすくなります。

ファイルとファイルボックスを活用して、収納するようにしましょう。たとえば、ファイルにインデックスを付けて「今日処理する仕事」「明日処理する仕事」に分けていくと、スムーズに仕事が行えます。

ファイルにインデックスが付いていれば、ファイルボックスからすぐに取り出すことができます。書類が増えてしまった場合も考慮して、ファイルボックスのスペースを確保しておくとよいでしょう。

書類をデータ化する

書類をデータ化すると紙の書類が減るため、デスク周りの整理整頓がしやすいです。長期間保存しなければならない書類があると、紙の書類だけで膨大な量になってしまい、整理整頓が困難になるでしょう。
事務の仕事では、書類のデータ化に役立つ代表的なツールがありますので紹介します。

たとえば電子契約システムを活用すると、取引先と契約をする際に紙の書類を必要とせず、オンラインで完結させることができてとても便利です。

デスク周りを整理整頓する際のポイント

デスク周りが整理整頓されていると、気持ちがよい状態でスムーズに仕事ができるようになり、生産性が上がります。デスク周りを整理整頓する際には、下記のポイントを押さえましょう。

ひとつずつ見ていきましょう。

捨てることを意識する

デスク周りを整理整頓する際には、捨てることを意識しましょう。まず、仕事で必要になるものと、不要なものを整理するとよいです。

デスク周りを片付けていると、いつか使う可能性があるかもと考えて、なかなか捨てられないものも出てくるでしょう。もう使用する機会のない資料は捨てるなど「捨てるルール」を決めておくと整理整頓が進みます。

また、今まで使用していなかったものは、これからも使う機会はないと判断して、思い切って捨てるのも大事です。必要のないものは捨てると意識できれば、デスク周りをきれいにできるといえます。

ものの定位置を決めておく

デスク周りを整理するポイントとして、ものの定位置を決めておきましょう。ものの定位置が決まっていないと、ものを探す時間がかかってしまいます。

あらかじめ、どこに何が置いてあるのか把握できていると、使用するときも戻すときも考えずに済みます。今日中に処理をしなければならない書類は、一番上のトレーにのせるなど、ものの定位置を決めておくとよいでしょう。

使ったものは必ず片付ける

使ったものは必ず片付けると決めておくと、デスク周りがきれいになります。資料にボールペンやラインマーカーで線を引いたりする場合には、1つの文房具を使用したら、定位置に片付けるようにするとよいです。

片付けをしないで、いろんな文房具をデスクの上に置いてしまうと散らかってしまい、どこに何があるのかわからなくなってしまいます。デスク周りをきれいにするためにも、使ったものは必ず片付けるようにしましょう。

整理整頓を習慣づける

仕事の終業時刻になったら、整理整頓をする時間を設けるとよいです。資料作成や、顧客データを入力するだけが仕事ではありません。

整理整頓をする時間を確保して、デスク周りがきれいになってから帰宅をするとルールを決めてしまうとよいです。書類を探す時間が減り、書類の紛失を防げるメリットがあります。整理整頓を習慣にできれば、毎日きれいなデスクで快適に仕事ができるでしょう。

デスク周りの整理整頓に役立つグッズ

デスク周りの整理整頓に役立つグッズを6つ紹介します。

ひとつずつ見ていきましょう。

デスクマット

デスクマットを用意すると、デスクを汚れや傷から守り、ペンの走りもよくなるため書き物がしやすくなります。事務の仕事でカッターを使用する場合、デスクマットがあればカッターでデスクが傷ついてしまう心配もいりません。

万が一、仕事中にコーヒーをこぼしてしまったときに、デスクを保護してくれる役目を果たすメリットもあります。デスク周りをきれいに使用したい方は、デスクマットを用意しましょう。

デスクに最適なテーブルマット匠について、こちらから詳しくご覧になれます。

モニタースタンド

モニタースタンドには、大きな引き出しと小さな引き出しが付いたタイプのものがあります。大きな引き出しには、A4サイズの書類が収納でき、小さな引き出しは小物類を収納できて便利です。

収納ができるモニタースタンドがあると、作業スペースを広く取れて仕事がしやすくなりますので、作業効率がアップします。モニタースタンドは、デスク周りの整理整頓に役立つグッズといえるでしょう。

ツールスタンド

ボールペン・ホッチキス・電卓などを使いっぱなしで、定位置に戻さないとデスク周りが散らかってしまう場合があるでしょう。

ツールスタンドを用いると、デスク周りが散らかってしまう問題を解決できます。デスクの上に置きがちなボールペンやマーカーペンは、ツールスタンドのどこにしまうのか決めておけば、ものを探す手間が省けてデスク周りもきれいになります。

ツールスタンドを立てれば、どこに何が置いてあるのか把握しやすくなるため、作業効率が上がり、ストレスを感じることなく仕事ができるでしょう。

パーソナルシュレッダ

パーソナルシュレッダは、小型で軽量な電動シュレッダであり、ゴミを直接捨てられるのが特徴です。コンパクトサイズであるため、場所を取らず簡単に持ち運びができます。

必要なくなった書類は、パーソナルシュレッダを使用して、思い切って処分するとよいです。シュレッダの音が気になる方は、静かな環境で使用できるノイズレスシュレッダもありますので、ぜひ利用してみましょう。

ファイルボックス

ファイルボックスとラベリングを用いて、書類をきれいにするとよいです。デスクの3段目の引き出しにファイルボックスを入れて、税金・保険・年金などカテゴリーで分けてファイリングすると、書類を取り出しやすくなります。

事務の仕事をしている方であれば、業務マニュアルの種類がたくさんありますので、マニュアルごとのラベリングをおすすめします。ファイルボックスを活用すると、どこに何の書類があるのか把握しやすくなるため、デスク周りの整理整頓ができるといえるでしょう。

ドリンクホルダー

ドリンクホルダーがあると、デスク上に置いた飲み物をこぼす心配をしなくて済みます。万が一、大事な書類の上にコーヒーをこぼしてしまったら、書類を作り直さなければなりません。

パソコン作業の邪魔にならない場所にドリンクホルダーを設置すれば、コーヒーを飲みながら仕事ができるでしょう。手がぶつかってしまい、飲み物をこぼしてしまうような位置には置かないようにしましょう。

まとめ

本記事では、誰でもできる整理整頓術について詳しく解説しました。デスク周りを整理整頓すると必要なものを見つけやすくなり、ものを探す時間がなくなるので、仕事の生産性が上がります。

不要なものをいつまでも取っておくのはやめて、使う機会がなくなったら捨てる意識を持つことも大事です。「ものの定位置を決める」「使ったものは必ず片付ける」「仕事終わりに整理整頓をする」とルール化していくと、デスク周りが散らからなくて済みます。

ファイルボックスを活用すると、どこに何の書類があるのか把握しやすくなり、整理整頓がされているデスクになります。整理整頓に役立つグッズなども活用して、デスク周りをきれいにし、快適に仕事をするようにしましょう。